Qué preparar antes de pedir cotización de un software

Un sistema a la medida no tiene un precio de catálogo: su costo depende de cuántos procesos cubre, cuántos tipos de usuario tiene, qué reglas aplica y con qué otros sistemas habla. Si eso no está escrito, cada proveedor lo supone, y comparas suposiciones en lugar de propuestas.

No hace falta un documento técnico. Hace falta que alguien de tu empresa ponga en palabras simples qué pasa hoy, qué debería pasar y quién lo va a usar. Eso que se suele llamar «requerimientos» es, en la práctica, una descripción de tu operación.

1. El problema, en una frase y con su costo: «las cotizaciones tardan y se pierden entre WhatsApp y correo», no «queremos un sistema».
2. Quién lo va a usar: cada tipo de usuario (ventas, almacén, crédito, dirección, tu cliente, tu distribuidor) y qué necesita ver o hacer cada uno.
3. El proceso de hoy, paso por paso, aunque sea feo: dónde empieza, quién lo toca, dónde se atora y dónde se recaptura algo.
4. Las reglas que hoy viven en la cabeza de alguien: descuentos, aprobaciones, combinaciones que no se pueden vender, excepciones por cliente.
5. Los datos: qué información existe, dónde está (Excel, ERP, sistema contable, correo) y quién la mantiene al día.
6. Las integraciones: con qué sistemas tiene que hablar el nuevo (facturación, ERP, inventario, pagos) y en qué dirección.
7. Qué sería un buen resultado: cómo sabrás, en unos meses, que el sistema funcionó. Menos recaptura, respuestas más rápidas, un reporte que hoy no existe.

Si solo puedes preparar una cosa, que sea el proceso de hoy. Es lo que un buen proveedor va a preguntar primero, y lo que más cambia la propuesta.

Puedes copiar esta tabla en un documento y llenarla. Una página bien llenada vale más que un documento largo que nadie terminó:

• Pantallas dibujadas. Diseñarlas es trabajo del proveedor, y si llegas con ellas es fácil que se cotice tu dibujo en lugar de tu problema.
• La tecnología. Qué lenguaje o qué nube usar es una decisión técnica; lo tuyo es decir qué tiene que pasar.
• Todo resuelto. Las preguntas abiertas («no sabemos si el cliente debe ver su crédito») son buena información: dilas así.

Con la descripción lista, pide que la propuesta se divida en etapas y que cada etapa termine en algo que tu equipo use en producción. Así puedes comparar proveedores etapa por etapa, y empezar por la parte que más duele sin comprometer todo el proyecto de entrada.

Así trabajamos en Gridarco: cada etapa sale a producción con usuarios reales. Kit Machinery reúne hoy configurador, cotización, crédito, contratos, portal de clientes y posventa sobre un mismo registro, y la plataforma sigue en evolución desde 2025: lo nuevo se suma a ese registro en lugar de vivir en un sistema aparte.

Una propuesta que es un solo precio cerrado para todo, sin etapas ni alcance por etapa, es una señal de que el proveedor tampoco sabe todavía qué va a construir.

• ¿Qué entra en cada etapa y qué queda fuera?
• ¿Quién va a diseñar y programar, por nombre?
• ¿El código, la base de datos y las cuentas quedan a nombre de mi empresa?
• ¿Cómo se piden y se cotizan los cambios después del lanzamiento?
• ¿Puedo ver un sistema parecido funcionando hoy?

Para el resto de la conversación, la guía para elegir empresa de desarrollo de software tiene la lista completa de preguntas y las señales de alerta.